Invändning i inkassoärendet – gäldenären bestrider, vad gör jag?

Varje dag skickar svenska företag tusentals fakturor till sina kunder, och lyckligtvis betalar de flesta utan problem.

Ibland upplever tyvärr företag att kunden har invändningar mot den skickade fakturan. Denna artikel belyser invändningar från en kund, och hur du på bästa sätt hanterar en invändning.

Hur definieras en invändning?

En invändning är en oenighet eller ett klagomål som innebär att en kund inte anser att de ska betala fakturan eller kravet. Det kan vara både sakliga klagomål som att utfört arbete eller en levererad produkt inte motsvarar det man kommit överens om, eller mindre sakligt som att de ej fått fakturan eller att de inte har råd. 

Lagstiftningen definierar inte specifikt vad en invändning är, och det finns därför i princip ingen nedre gräns för vad en kund kan ha invändningar mot och vidhåller kunden bestridan kan fallet behöva prövas i domstol. Därför är god dokumentation från er sida något som kommer hjälpa er att få betalt.

Hur undviker man invändningar?

Det finns många åtgärder du kan göra för att säkerställa att invändningar undviks eller åtminstone minimeras.

Därför rekommenderar vi att du som företag alltid ser till att:

• Ha skriftlig dokumentation och accept av priset
• Ha skriftlig dokumentation och accept om det uppstår prisökningar under vägens gång
• Ha skriftlig dokumentation för när produkten/tjänsten ska levereras
• Ha skriftlig dokumentation för vad produkten/tjänsten innebär
• Aldrig leverera något utan kundens godkännande av produkten/tjänsten/priset
• Ha skriftlig dokumentation på allt relevant i samband med affären
• Ha kundens fullständiga kontaktuppgifter (fullständigt namn, fullständig adress, eventuellt organisationsnummer)

I praktiken är det ofta svårt att helt undvika invändningar. Men vårt bästa råd är att skaffa skriftlig dokumentation på så mycket som möjligt i samband med kundens beställning; kommunikation, pris, produkten, leveransen osv.

Vår erfarenhet visar att ju bättre dokumentation du har om kunden och kundens beställningar, desto enklare kan du, ditt inkassobolag eller din advokat avvisa invändningen.

Inkasso och invändning

Om en kund har invändningar mot en eller flera saker i samband med affären med dig, är det viktigt att du själv eller ditt inkassobolag behandlar detta innan ärendet fortsätter. Om kunden kommer med en invändning under inkassoprocessen, måste ärendet pausas och påläggning av ytterligare avgifter stoppas, tills invändningen är klarlagd. Det är därför viktigt att du eller ditt inkassobolag behandlar invändningen så snabbt som möjligt, så att ärendet kan fortsätta i inkassoprocessen.

Hur hanterar man invändningar?

Om en kund har invändningar mot din tjänst, ditt pris eller dina produkter innan fakturan förfaller bör du så långt det är möjligt försöka hantera detta själv genom dialog och god kommunikation med kunden. Använd din dokumentation mot kunden, om du anser att inga fel har begåtts.

Lyckligtvis löses de flesta invändningar genom dialog.

Om det inte är möjligt att hitta en lösning på invändningen, måste ärendet antingen avslutas eller skickas till domstol för behandling. Det är inte tillåtet att skicka en tvistad faktura till inkasso, men de flesta inkassobolag kan bistå dig med att processa ärendet rättsligt om du önskar det. 

Hos Collectia har vi jurister som kan hjälpa dig med dessa processer, samt ge råd om du är osäker på vad som är lämpligt att göra.

Läs också: Så behandlar vi dina kunder

Invändning som frikort?

Många gäldenärer tror felaktigt att en invändning ger dem ett frikort från att betala kravet – detta är lyckligtvis långt ifrån fallet. Gäldenären kan inte bara uttrycka oenighet med kravet, de måste också motivera sin invändning. Men de kan framföra en invändning när som helst i processen, så länge det inte har meddelats en dom.

Om oenigheten inte löses efter dialog mellan parterna, kan vi skicka ”varsel om att mål kommer att väckas”. Efter detta kan vi överlämna ärendet till tingsrätten. Givet att dokumentation på affären och de omständigheter som bestrids är ogiltiga kommer ni att få rätt i domstolen. När dom sedan faller och vinner laga kraft kan vi gå vidare med ärendet till utmätning via Kronofogden.