Vi tar hand om din personliga information

I EU/EES och Danmark har nya regler införts med ”Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679” för hantering av personuppgifter. På många områden är reglerna en fortsättning på befintlig lagstiftning, men på vissa områden har reglerna skärpts avsevärt.

Denna integritetspolicy fastställer ramverket för behandlingen av personuppgifter hos Collectia AB, nedan kallat Collectia. Vidare säkerställer integritetspolicyn kontinuerlig uppföljning av efterlevnaden av krav i tillämplig lagstiftning.

Vi är personuppgiftsansvarig för den information vi behandlar om dig. Du hittar våra kontaktuppgifter nedan:

Collectia AB
Regeringsgatan 111
111 39 Stockholm

Organisationsnummer: 556796-5651
E-mail: gdpr@collectia.se
Tel.: + 46 10 195 96 60

Frågor om denna integritetspolicy och GDPR i allmänhet ska skickas till gdpr@collectia.se.

5.1 Vilka typer av personuppgifter behandlar vi:

Vi behandlar endast allmänna personuppgifter om dig. Som utgångspunkt kommer den information vi behandlar att relatera till det företag som du agerar på uppdrag av. Dessutom kommer vi att behandla ditt namn, din kontaktinformation, person/organisationsnummer din och eventuellt din adress.

5.2 Syfte:

Inför ett kundmöte kan det bli olika diskussioner via e-post, telefon eller chatt. Collectia behandlar dina uppgifter i denna kontakt samt för bedömning av dina behov och därmed för bedömning av korrekt produktval. Vid ingående av samarbetsavtal behandlar Collectia ett brett spektrum av information om dig för att säkerställa att en korrekt tjänst tillhandahålls och att alla parter och deras kontaktpersoner identifieras korrekt. Under samarbetsperioden kommer dina uppgifter att registreras, uppdateras och användas, om och i den utsträckning det är relevant för lösningen av uppgifterna eller för kundrelationen i allmänhet. Information används också för att säkerställa anpassning av kommunikation, för support och för förbättring och utveckling av tjänster. Dina uppgifter kan även komma att behandlas i samband med anmälan till Collectias nyhetsbrev.

5.3 Den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter följer av:

Vår behandling av dina personuppgifter baseras i första hand på vårt samarbetsavtal och för att utföra den uppgift som du har begärt vår hjälp för, se artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen.

Vår behandling av dina personuppgifter kan också ske på grundval av reglerna om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och med stöd av artikel 6.1 c och e i den allmänna dataskyddsförordningen. Detsamma kommer att gälla på grundval av andra lagstadgade skyldigheter som vi är eller kan bli föremål för.

Behandling av dina personuppgifter kan också ske på grundval av regeln om intresseavvägning i artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen. Det berättigade intresset som motiverar behandlingen kommer att vara vårt intresse av att unikt kunna identifiera dig som vår klient, till exempel i samband med (men inte begränsat till) eventuell återhämtning av en ekonomisk balans eller skydd av våra egna intressen i händelse av klagomål eller skador.

Om du äger en enskildfirma så använder vi ditt personnummer på grund av avsnitt 7(1), jfr artikel 9(2)(f) i den allmänna dataskyddsförordningen, som tillåter oss att behandla information som du själv tillhandahåller eller där behandlingen är nödvändig för att ett rättsligt anspråk ska kunna fastställas, utövas eller försvaras.

Dessutom kan vi komma att använda dina uppgifter i samband med din registrering för Collectias nyhetsbrev. Behandlingen sker på grundval av ditt samtycke och i enlighet med artikel 4.11, jfr artikel 7 och artikel 6.1 a i den allmänna dataskyddsförordningen. Du kan när som helst avregistrera dig från nyhetsbrevet.

Vår behandling av dina personuppgifter sker inom ramen för dataskyddsförordningen, lagen om rättskipning, inkassolagen, bokföringslagen och annan lagstiftning som reglerar eller fastställer en ram för hur vi ska utföra den tilldelade uppgiften.

5.4 Var dina personuppgifter kommer från:

Först och främst får vi dina personuppgifter från dig i samband med ingående och upprätthållande av avtalsförhållandet. Detta kan göras skriftligen, under telefonsamtal eller i samband med eventuella möten.

Vi kommer kontinuerligt att samla in information om dina allmänna masterdata som namn och adress från offentligt tillgängliga databaser. På så sätt säkerställer vi att informationen är aktuell och korrekt.

Beroende på omständigheterna kan vi välja att själva få information om dina ekonomiska och personliga förhållanden från offentligt tillgängliga källor, inklusive databaser och sociala medier på Internet.

Dessutom kan vi samla in din information på följande sätt:

• i samband med anmälan till vårt nyhetsbrev
• via bolagsregister
• Via Dataverifieringsbolag
• via sociala medier, reklam- och analysleverantörer och olika offentligt tillgängliga databaser/register
• via webbläsarcookies när du använder webbplatsen (läs mer om vår cookiehanteringspolicy på följande länk: https://collectia.dk/infocenter/cookiepolitik/)

5.5 Mottagare eller kategorier av mottagare:

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till följande mottagare:

• Motparten (din nuvarande/tidigare kund) eller dess representant
• Domstolar
• Våra vanliga juridiska partners, inklusive i eventuella rättsfall
• Advokater eller andra som kan inställa sig på våra vägnar
• Åkare, låssmed eller andra hantverkare som kan anlitas under förfarandet
• Översättare eller andra vars tjänster krävs under förfarandet
• Offentliga myndigheter
• Kreditupplysningsföretag

Internt på Collectia är det bara de av våra anställda som har ett arbetsrelaterat behov av att se dina personuppgifter som har tillgång till dem.

Överföring till mottagare i tredjeländer, inklusive internationella organisationer:

Vi kommer inte att överföra dina personuppgifter till mottagare utanför Danmark om du inte själv flyttar utomlands eller om det är nödvändigt för att utföra uppgiften.

Vi överför endast personuppgifter till länder utanför EU och EES (Europeiska ekonomiska samarbetsområdet) om vi har en juridisk, rimlig och legitim grund för att göra det och vi kan säkerställa en adekvat skyddsnivå.

5.6 Lagring av dina personuppgifter

Dina personuppgifter kommer att lagras så länge samarbetsavtalet existerar. Därför kan vi för närvarande inte säga hur länge vi behåller dina personuppgifter. De flesta av dina personuppgifter kommer att raderas 12 månader efter att samarbetet har avslutats. Personuppgifter som omfattas av bl.a. bokföringslagen kommer dock att raderas först efter innevarande räkenskapsår plus 5 efterföljande år, eftersom de kan ha redovisningsrelevans.

6.1 Vilka typer av personuppgifter behandlar vi:

Som regel behandlar vi endast vanliga personuppgifter om dig.

Den information vi behandlar om dig kan inkludera (men inkluderar inte nödvändigtvis) följande:

• Namn
• Adress, e-post, telefon och andra kontaktuppgifter
• Uppgifter om skulden
• Ekonomiska förutsättningar
• Yrkesmässiga och sociala förhållanden
• Personnummer
• Hälsotillstånd
• Möjliga brott
  
  

Om vi behandlar uppgifter som rör dina hälsotillstånd eller andra speciella/känsliga personuppgifter, t.ex. brottmål, görs det för att fastställa kravet eller genomföra indrivningen, eller för att du har delat uppgifterna med oss eller vår klient.

Informationen om dig kommer att registreras och användas i ärendet, om det är relevant för indrivningen av skulden.

6.2 Syfte:

Collectia AB samlar kontinuerligt in information om dig på grundval av ett berättigat intresse av att få betalning av skulden. Detsamma gäller under alla rättsliga förfaranden som kan uppstå i ett inkassoärende. Informationen används bland annat för att identifiera dig som rätt gäldenär och för den löpande kontakten med dig. Under ärendets gång kommer dina uppgifter att registreras, uppdateras och användas, om och i den mån det är relevant för lösningen av ärendet eller för skulden i allmänhet.

6.3 Den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter:

Vi är inte skyldiga att inhämta ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter i samband med de ändamål som anges ovan.

Vår behandling av dina personuppgifter sker med stöd av intresseavvägningsregeln i artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen. Det legitima intresset som motiverar behandlingen kommer att vara vårt intresse av att kunna identifiera dig unikt som gäldenär, till exempel i samband med (men inte begränsat till) indrivning av en ekonomisk utestående skuld mellan dig och vår klient eller skyddet av våra egna intressen i händelse av klagomål eller skador.

Vi behandlar ditt personnummer på grundval i den allmänna dataskyddsförordningen, som tillåter oss att behandla information som du själv tillhandahåller eller där behandlingen är nödvändig för att ett rättsligt anspråk ska kunna fastställas, hävdas eller försvaras.

Behandlingen av hälsouppgifter som rör dig sker på grundval i den allmänna dataskyddsförordningen, som tillåter oss att behandla känsliga uppgifter som du själv har lämnat eller där behandlingen är nödvändig för att ett rättsligt anspråk ska kunna fastställas, utövas eller försvaras.

Grunden för vår behandling av personuppgifter om fällande domar i brottmål och lagöverträdelser är artikel 10 i dataskyddsförordningen. Det berättigade intresset som motiverar behandlingen är vår kunds intresse av att få betalning av sin fordran.

Vår behandling av dina personuppgifter sker även inom ramen för bland annat dataskyddslagen, inkassolagen, räntelagen, kreditavtalslagen, bokföringslagen och lagen om rättskipning. Därför kan vår behandling av personuppgifter om dig ske på grundval av i den allmänna dataskyddsförordningen, eftersom behandlingen av personuppgifter om dig är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter.

6.4 Var dina personuppgifter kommer från:

Först och främst får vi dina personuppgifter från vår kund som du står i skuld till.

Dina personuppgifter kan också komma från dig under ärendebehandlingens gång. Detta kan göras både skriftligen, under telefonsamtal eller vid förhandlingar i civil- eller småmålsdomstolar.

Vi kommer kontinuerligt att samla in information om dina vanliga huvud data såsom namn, adress, telefonnummer och eventuella fastighetsdata från offentligt tillgängliga databaser. På så sätt säkerställer vi att informationen är aktuell och korrekt.

Vi samlar också in information om din ekonomiska situation från kreditupplysningsföretag.

Dessutom kan vi samla in din information på följande sätt:

• via Offentliga myndigheter
• Via Dataverifieringsbolag
• Via Kreditupplysningsbolag
• via sociala medier och olika offentligt tillgängliga databaser/register
• via webbläsarcookies när du använder webbplatsen (läs mer om vår cookiehanteringspolicy på följande länk: https://collectia.dk/sv/info-center/cookiepolicy/

6.5 Mottagare eller kategorier av mottagare:

Under förfarandets gång kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till följande mottagare:

• Motparten (vår kund som du är skyldig pengar)
• Domstolar
• Våra vanliga juridiska partners, inklusive i eventuella rättsfall
• Advokater eller andra som kan inställa sig på våra vägnar
• Översättare eller andra vars tjänster krävs under förfarandet
• Offentliga myndigheter
• Kreditupplysningsbolag

Internt på Collectia är det bara de av våra anställda som har ett arbetsrelaterat behov av att se dina personuppgifter som har tillgång till dem.

Överföring till mottagare i tredjeländer, inklusive internationella organisationer:

Vi kommer inte att överföra dina personuppgifter till mottagare utanför Sverige om du inte själv flyttar utomlands eller om det är nödvändigt för att utföra uppgiften.

Vi överför endast personuppgifter till länder utanför EU och EES (Europeiska ekonomiska samarbetsområdet) om vi har en juridisk, rimlig och legitim grund för att göra det och vi kan säkerställa en adekvat skyddsnivå.

6.6 Lagring av dina personuppgifter

Dina personuppgifter kommer att lagras så länge ärendet är aktivt. Efter ärendets slut kommer personuppgifter som omfattas av bl.a. den svenska bokföringslagen att raderas först efter innevarande räkenskapsår plus 5 efterföljande år, eftersom de kan vara av redovisningsrelevans. Därför kan vi för närvarande inte säga hur länge vi behåller dina personuppgifter. Dina personuppgifter kommer att lagras i systemet 18 månader efter ärendets slut, så endast ett fåtal anställda med ett arbetsrelaterat behov har tillgång till dem.  Gömningen sker löpande och sker inte nödvändigtvis på 18-månadersdagen. Den slutliga och permanenta raderingen av de personuppgifter som registrerats i ärendet kommer att ske efter innevarande räkenskapsår plus 5 efterföljande år, räknat från ärendets slut.

Vi säkerställer den registrerades rättigheter genom att bland annat behandla hans eller hennes personuppgifter på ett öppet och informerat sätt. Det innebär att vi informerar dig om att vi behandlar dina personuppgifter och hur, så att du har möjlighet att hävda dina rättigheter.

Enligt dataskyddsförordningen har du ett antal rättigheter i förhållande till vår behandling av information om dig.

• Rätt till information
  Du har rätt att få insyn i den information vi behandlar om dig.
• Rätt till rättelse
  Om felaktiga uppgifter om dig har registrerats kan du få dessa rättade.
• Rätt till radering
  I särskilda fall har du rätt att få information om dig raderad tidigare än våra ordinarie raderingsfrister inträffar.
• Rätt till begränsning
  Allmänna dataskyddsförordningen ger dig rätt att i vissa fall få behandlingen av dina uppgifter begränsad. Eftersom vi endast behandlar relevanta och rimliga personuppgifter, och i enlighet med vår rättsliga grund i artikel 6(1)(f) i den allmänna dataskyddsförordningen och annan lagstiftning för inkassoverksamhet, kan vår behandling av uppgifter inte begränsas ytterligare.
• Rätt till invändning
  Allmänna dataskyddsförordningen ger dig rätt att invända mot vår behandling av din information. I så fall kommer vi att bedöma om invändningen i sig är berättigad.
• Rätt att flytta dina personuppgifter
  Om Collectia behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll,

Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss. Du är välkommen att ringa oss, men vi uppmuntrar dig att skriva till oss, eftersom det säkerställer att det inte finns några missförstånd mellan oss. Vi strävar efter att svara på alla förfrågningar inom 1 månad från mottagandet. Observera att du av säkerhetsskäl måste verifiera din identitet innan din begäran kan behandlas.

Du kan läsa mer om dina rättigheter hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, som du hittar på www.imy.se.

Om vi fattar beslut som väsentligt påverkar den registrerade ser vi till att ett sådant beslut inte utesluts genom automatiserad behandling eller profilering.

Om vi har lämnat ut personuppgifter till företag utanför Collectia ser vi till att företagen informeras om eventuella rättelser, raderingar eller begränsningar för vilka åtgärder har vidtagits.

Anställda som är tveksamma till innehållet i denna integritetspolicy eller riktlinjerna för hur personuppgifter ska behandlas, hur de registrerades rättigheter ska efterlevas eller liknande måste alltid kontakta GDPR-ansvarig. E-post: gdpr@collectia.se.

Om IMY skulle utföra inspektioner eller kontakta Collectia säkerställer GDPR-koncernen, tillsammans med den högsta ledningsnivån, att IMY får den begärda informationen.

Dessutom ser vi till att vi alltid följer de tidsfrister som den danska dataskyddsmyndigheten kan fastställa i samband med en inspektion eller förfrågan.

10.1 Var kan du klaga?

Om du inte är nöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter uppmanas du att i första hand kontakta oss så att vi tillsammans kan hitta en lösning.

Om du efter dialog med oss fortfarande inte är nöjd med vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten:

Telefon: 08-657 61 00

E-post: imy@imy.se

Postadress: Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm

Vi kommer att granska denna policy minst en gång om året och vid behov göra uppdateringar om det har skett några ändringar av de villkor som anges i policyn.

Policyn granskades senast den 18.10.2022.