Revisorns råd: Vägen till bättre ekonomihantering

Varje år går ett stort antal svenska företag i konkurs (8 868 konkurser i 2023), och i de flesta fall kan detta spåras tillbaka till en gemensam nämnare: brist på likviditet. Det finns många orsaker till likviditetsbrist. Tyvärr ser vi alltför ofta att likviditetsbristen beror på dålig eller bristande ekonomihantering. Många företag missar att skicka ut fakturor för utfört arbete och lyckas inte följa upp de fakturor som inte betalas i tid.

Oavsett orsaken till likviditetsbristen bör ditt företag göra allt för att undvika att ekonomiska utmaningar beror på bristande eller dålig ekonomihantering.

Vi lät vår revisor och ekonomiska rådgivare skriva ner sina bästa råd för en bättre hantering av företagets ekonomi.

1. Kom ihåg att fakturera

Det kan låta enkelt, men alltför många lägger för lite fokus på att fakturera för sina tjänster – och framför allt att skicka iväg sina fakturor i tid – och med korrekta belopp. Som egenföretagare finns ofta många andra saker att ta hand om. Och faktureringen kan lätt skjutas upp till helgen…

Vi rekommenderar att du direkt efter utfört arbete bestämmer vad fakturan ska innehålla – och fakturerar omedelbart.

Ju längre tid det dröjer innan du skickar din faktura – desto längre tid tar det innan pengarna finns på kontot.

2. Kom ihåg uppföljningen

Bara ordet får många egenföretagare och entreprenörer att sucka. Att följa upp betalningar kan ofta vara både tråkigt och besvärligt – om kunden inte har betalat i tid.

Om du, som de flesta andra, ogillar att behöva kontrollera om en betalning har genomförts och eventuellt behöva skicka ut påminnelser eller ringa upp en kund – förtvivla inte.

Det finns lyckligtvis många bra alternativ, som till exempel Collectia, som förutom att vara ett inkassobolag – även kan erbjuda påminnelseservice om betalningen uteblir. Om kunden inte reagerar på påminnelserna kan Collectia automatiskt hjälpa dig vidare med själva inkassoprocessen.

3. Skapa rutiner – och följ dem

De flesta egenföretagare har få eller inga rutiner för sin bokföring, uppföljning av kunder och inkasso – vilket är synd!

Utan etablerade rutiner för uppföljning av fakturor, inklusive påminnelsehantering, kan saker och ting lätt gå fel.

Vi rekommenderar att du exempelvis skapar fasta rutiner för vad som ska hända när en kunds betalning uteblir. Ska du ringa? Skicka ett mail? Eller skicka en påminnelse? 

I grund och botten finns det inga rätt eller fel rutiner; det beror på ditt företag. Det viktigaste är att du etablerar rutiner för dig själv och din bokföring – som du kan följa.

4. Gör det enkelt för dig själv: Använd ett användarvänligt bokföringsprogram som du kan växa med

I Sverige finns flera välutvecklade ERP- och bokföringsprogram som Visma, Fortnox, Hogia med fler, vilka är anpassade för svenska marknaden och dess krav. Dessa system underlättar ekonomihanteringen genom integrationer och automatisering av processer som fakturering, lönehantering, och inkasso.

Du bör hitta ett bokföringsprogram som är lätt att använda – och som ditt företag kan växa med – exempelvis genom att kunna koppla till appar/plugins allt eftersom du behöver dem.

De flesta bokföringsprogram underlättar avsevärt för dig som entreprenör att upprätthålla en god ekonomihantering; där det inte krävs mycket förkunskaper om debet, kredit, balansräkning eller resultaträkning.

Många bokföringsprogram och ERP-system erbjuder möjligheten att integrera appar, tjänster och plugins – som förenklar allt från lönehantering, lagerstyrning och inkasso.

5. Sök hjälp om ekonomihantering inte intresserar dig

För många entreprenörer och egenföretagare är fakturering, ekonomihantering, uppföljning, kunduppföljning och inkasso inte ämnen som intresserar dem särskilt mycket – och därför tar det naturligtvis inte upp mycket tid i deras vardag.

…och det kan få stora konsekvenser – och vara riskabelt för ditt företags likviditet.

Vår klara rekommendation är att du anlitar en redovisningskonsult som kan erbjuda bokföringshjälp.

En skicklig redovisningskonsult kan assistera med allt som rör god ekonomihantering; och kan ta hand om allt det som du inte finner intressant; utsändning av fakturor, uppföljning, inkasso – och mycket mer.