Faktura – Hur skapar jag en bra faktura?

Som företagare vet du utan tvekan vad en faktura är, antingen skickar du den själv eller har en administratör eller redovisningskonsult som gör det åt dig. Men hos Collectia får vi ofta frågor om hur man skapar en bra faktura, och vi ser även bland våra kunder, av alla storlekar, ett behov av att få detta förtydligat. Många har tyvärr ofta fel på sina fakturor, ibland så allvarliga att fakturan juridiskt inte är giltig, vilket gör att det är svårt att få betalt och att inkassoåtgärder inte är möjliga, eftersom fakturan inte är korrekt utformad.

Vad är en faktura?

En faktura är ett juridiskt dokument som dokumenterar ett köp, vanligtvis från ett företag. Fakturan innehåller grundläggande information om vad du har köpt och hur mycket du har köpt av en specifik vara eller tjänst.

Fakturan används av privatpersoner som dokumentation för sitt köp, och därmed för att kunna upprätthålla och bevisa sitt köp i händelse av till exempel reklamations-, klagomåls- eller garantiärenden på produkten.

För företag används fakturan också för att kunna upprätthålla sin reklamations- och garantirätt – men också för att kunna dokumentera sitt köp för sin bokföring. Företag använder en faktura för att bokföra de köp som har gjorts och få eventuell skatt och moms återbetald.

Sist men inte minst används en faktura av säljaren för att kunna dokumentera sin försäljning och omsättning. Dessutom är fakturan ett mycket viktigt dokument i händelse av att en köpare inte betalar en fordran, eftersom fakturan möjliggör för ett inkassobolag eller en advokat att indriva pengar baserat på ett dokumenterat krav, där det specifikt står vad som har sålts och hur mycket.

Med andra ord finns det många viktiga användningsområden för en faktura, både för köparen och säljaren.

Här kan du ladda ner en gratis fakturamall

Krav på en faktura

Som beskrivet ovan är fakturan ett viktigt dokument för att dokumentera en affärstransaktion, både för köparen och säljaren, men vad de flesta köpare och säljare inte vet är att det finns få men mycket strikta krav på en faktura från till exempel Skatteverket. Krav som MÅSTE uppfyllas om köparen till exempel vill dra av momsen på en faktura.

Det finns grundläggande inga krav och regler för hur en faktura ska utformas grafiskt, och det finns med andra ord ingen officiell mall för själva utformningen av en faktura.

Skatteverkets kompletta regler och krav på en faktura finns i mervärdesskattedirektivet.

Men låt oss här redogöra för de viktigaste kraven och reglerna för fakturans stamdata om köparen och säljaren:

• Säljarens namn
• Säljarens kontaktuppgifter (adress, eventuellt telefonnummer)
• Betalningsinformation
• Organisationsnummer/MOMS-nummer
• Köparens namn
• Köparens adress
• Eventuellt köparens organisationsnummer

Dessutom finns det krav på själva specifikationen:

• Produktens typ
• Antal
• Styckpris
• Den pålagda skatten på produkten (moms, eventuella avgifter och liknande)
• Fakturadatum
• Betalningsdatum

Dröjsmålsränta

När en faktura inte blir betald i tid har du rätt att ta ut dröjsmålsränta. Dröjsmålsräntan får du sätta själv, men vanligast är att man tar ut enligt räntelagen. Det innebär gällande referensränta +8%. Du måste inte skriva ut det på fakturan, men det är en absolut rekommendation att göra det. Genom att göra det får du även rätt att lägga på vissa avgifter efter att fakturan förfaller till betalning. 

Konsekvenser av en dålig faktura

Lyckligtvis har många god kontroll på sina fakturaformaliteter, och använder du ett vanligt bokföringsprogram som till exempel Visma, Fortnox, Hogia eller liknande – ja, då har du åtminstone de bästa förutsättningarna för att kunna uppfylla de krav och regler som ställs.

Men trots detta är det många som missar att ange alla uppgifter fullständigt och korrekt – både när det gäller enkla saker som kundens uppgifter, och vilka varor som har sålts.

Det kan få stora konsekvenser för dig som säljare. Dels kan felaktiga eller saknade uppgifter om en kund ha den ultimata konsekvensen att det kan vara omöjligt för ett inkassoföretag att driva in pengarna, om man inte vet vem man har sålt produkterna till.

Dessutom kan du som säljare, och köpare, ha svårt att upprätthålla möjligheten till avdrag, till exempel för skatter och moms, i händelse av saknade eller felaktiga satser.

Collectias goda råd för en faktura

Vi rekommenderar naturligtvis att man alltid följer mervärdesskattedirektivets krav och regler för en faktura. Har du redan idag ett vanligt bokföringsprogram som Visma, Fortnox eller Hogia, ja då följer du sannolikt redan reglerna och kraven, om du fyllt i alla fält. Om du inte har fyllt i alla fält bör du se över om du saknar delar av dessa, eventuellt tillsammans med din redovisningskonsult eller administratör.

Vi rekommenderar starkt att fler företag ser till att deras fakturor dels uppfyller de vanliga kraven och reglerna – men även att man blir bättre på att fylla i så många av sina köpares kontaktuppgifter som möjligt. Ofta ser vi en faktura endast märkt med till exempel ”Anders, Jansson”, vilket gör det nästan omöjligt att driva in en obetald fordran. Om du inte har annan information än kanske bara ett namn och en stad, bör du skaffa detta innan du skickar fakturan till gäldenären. Vår rekommendation är att du som minimum ALLTID har:

• Köparens fullständiga namn
• Köparens fullständiga adress (gatunamn, husnummer, postnummer och stad)
• Eventuellt köparens organisationsnummer/personnummer
• Köparens telefonnummer

Men även när det gäller de sålda varorna är det en god idé att se över om man också här kan förbättra sig. Ju bättre du är på att beskriva och dokumentera vad du har sålt och när, desto lättare är det också att hjälpa dig som kreditor när fakturan inte betalas.