Effektiv påminnelsesprocess – Så säkerställer du att kunden betalar

Om du vill minska antalet obetalda fakturor och försenade betalningar är det essentiellt att agera snabbt och konsekvent i uppföljningen av dina kunder. Därför är det avgörande att du etablerar en bra rutin för påminnelser, så att alla tidsfrister och juridiska krav uppfylls.

I denna korta guide kommer vi försöka ge dig en bättre förståelse för hur en effektiv uppföljningsprocess kan se ut, och svara på några av de vanligaste frågorna. Genom att ha koll på dina interna påminnelsesrutiner kan du förhoppningsvis undvika att spendera tid och energi på obetalda fordringar, inklusive inkasso, i framtiden. Resurser som såklart är bättre använda på utveckling och drift av ditt företag.

Hur snabbt bör jag skicka en påminnelse?

När en kund inte uppfyller sin betalningsförpliktelse är det viktigt att du inte väntar för länge med att skicka en påminnelse. Du kan skicka en påminnelse när som helst efter förfallodagen på fakturan, även dagen efter, men normalt ger man det några extra bankdagar så att även betalningar gjorda i sista sekund ska hinna komma in. 

Genom att snabbt påminna kunden om den utestående betalningen ökar chansen att du får tillbaka dina pengar. Samtidigt ger du kunden mindre utrymme att komma med dåliga ursäkter för att inte kunna/vilja betala. Det är viktigt att vara ’topp of mind’ i denna process. Att vara snabb med att skicka en påminnelse sänder också en tydlig och professionell signal om att du har full kontroll på kundreskontran, samt att du ”fostrar” kunderna till att betala fakturan inom förfallodagen.

Hur många gånger bör jag skicka en påminnelse?

Påminnelser kan delas i två varianter, med och utan avgift. Många skickar en “vänlig påminnelse” via e-post eller sms utan någon pålagd avgift. Dessa är oreglerade och du kan skicka hur många du vill. Notera dock att ju fler du skickar ju mer försenad blir den formella krav processen och möjligheten att få betalt kan minska. 

Påminnelse med avgift får skickas en gång. Den är ej obligatorisk i Sverige men de flesta använder den som ett allvarligt men fortfarande vänligt sätt att visa att betalningen måste komma in snarast.  

Hur mycket kan jag ta ut i påminnelseavgift?

Enligt lag får du ta ut en påminnelseavgift på 60 kr. Normalt sett brukar man ge 10 dagars betalfrist på påminnelsen innan man går vidare med att skicka ett inkassokrav. 

För näringsidkare kan man även skicka en betalningspåminnelse med en förseningsersättning på 450 kr. Den ersätter då både påminnelseavgiften och en ev. Inkassoavgift som läggs på i det senare inkassostadiet. 

Exempel på en påminnelseprocess

Nedan kan du se ett exempel på hur en påminnelseprocess kan utformas. Du är självklart välkommen att inspireras av detta. Det är dock viktigt att du följer alla riktlinjer.

Vänlig Betalningspåminnelse

3 dagar efter fakturans förfallodatum kan ni skicka en vänlig påminnelse (utan pålagd avgifft via e-post, sms eller om ni ringer upp kunden. Normalt sett avvaktar man 10 dagar, men det finns ingen reglering kring hur snart man får ta nästa steg i processen.

Betalningspåminnelse

Om kunden ej betalar den vänliga påminnelsen kan man skicka en betalningspåminnelse med en påminnelseavi eller förseningsersättning. Denna bör skickas via post eller Kivra för att säkerställa att den kommer fram. Även här är 10 dagars betalningsfrist det normala, men inget som är reglerat.

Min kund betalar fortfarande inte?

Om du befinner dig i den olyckliga situationen att din kund fortfarande inte betalar sin faktura eller reagerar på dina tilltal, kan inkasso vara nästa steg. Det bör också övervägas om ett externt företag bör hantera din påminnelseprocess. Att påminnelsen kommer från en tredje part har ofta en starkare effekt. Det signalerar att du är beredd att ta ärendet vidare om kunden ignorerar de skickade påminnelserna.

Hos Collectia erbjuder vi fullservicetjänster för inkassering så att alla riktlinjer följs. Vi kan assistera med allt från utsändning av betalningspåminnelser och inkassovarningar till hantering av inkasso, verkställighet och juridisk rådgivning.

Observera att det från förfallodatum på fakturan till att ärendet bör skickas till inkasso, maximalt bör gå två månader. Ju färskare fordran är, desto större är sannolikheten för att den kan indrivas. Om du väntar för länge, är risken för ekonomisk förlust stor.

Om du är osäker på om de påminnelser och inkassovarningar som du själv skickar uppfyller alla lagkrav, kan vi bistå. Vi kan hjälpa dig att återfå dina pengar utan att förstöra relationen till kunden – så att du kan använda dina resurser mer effektivt på andra områden i företaget.